Código de Conducta de OPERADORA DE GRANOS ALMACENADOS S.A DE C.V.

 

Cumplimiento de las Leyes y Normas

 

OPERADORA DE GRANOS ALMACENADOS S.A DE C.V., y sus empleados están regidos por  leyes. El cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables nunca debe comprometerse. Además, los empleados deberán integrarse a las normas y regulaciones internas que resulten aplicables en una situación determinada. Dichas normas internas son específicas de la Compañía y pueden ir más allá de los requisitos de la ley.

Defensa de la competencia y legalidad comercial

Operadora de Granos Almacenado S.A de C.V., está preparada para competir de forma exitosa en el mundo comercial  y siempre lo hará en cumplimiento de todas las leyes aplicables en materia de defensa de la competencia, anti monopólicas y de lealtad comercial. Los empleados deben apegarse  en todo momento a las siguientes normas:

La política comercial y los precios se establecerán de forma independiente y nunca serán acordados, con los competidores u otras partes no relacionadas.

 

Oportunidades corporativas

 

Los empleados no competirán con la Compañía, tampoco tomar ventaja personal de las oportunidades comerciales que se  presenten durante el transcurso de su relación laboral, a menos que la Compañía haya abandonado  su interés de perseguir dicha oportunidad.

 

I. CONFLICTO DE INTERESES

• Sus actividades personales y relaciones no deben estar en conflicto con los intereses de la empresa.

• Evite situaciones donde sus intereses personales entren en conflicto, con los de la empresa.

• Los empleados nunca deberán verse envueltos en un accionar fraudulento u otra conducta deshonesta que involucre los bienes o activos  financieros y la contabilidad de Operadora de Granos Almacenados S.A. de C.V., o de un tercero. Esto no solo ocasionara  sanciones disciplinarias sino también resultar en la formulación de cargos penales

 

II. REGISTROS FINANCIEROS

• Los registros financieros de toda empresa, incluyendo hojas de asistencia, registros de ventas e informes de gastos, deben ser exactos, oportunos y estar de conformidad con la ley. Estos registros son la base para administrar las operaciones de la empresa y cumplir con sus obligaciones frente al director general, empleados, clientes, proveedores y autoridades reguladoras.

• Si tiene conocimiento de violaciones por parte de terceros, usted debe reportar dichos casos, de lo contrario usted está violando el Código. Los registros exactos son responsabilidad de todos. Siempre es buena idea verificarlos nuevamente.

• Siempre registre las operaciones en el período contable correspondiente y en la cuenta y departamento correspondientes. El demorar o pagar por anticipado facturas para cumplir con metas de presupuesto es una violación al Código.

• Nunca falsifique un documento ni desvirtúe la naturaleza verdadera de cualquier operación.

• Todas las operaciones deben ser respaldadas por documentación exacta.

• Todos los informes hechos a autoridades reguladoras deben ser correctos, exactos, oportunos y entendibles.

• Los empleados deben cooperar con las investigaciones sobre la exactitud y oportunidad de los registros financieros.

• En la medida en que sean necesarias estimaciones y acumulaciones en los informes y registros de la empresa, éstos deben ir respaldados por la documentación adecuada y basarse en un juicio de buena fe.

 

III. USO de los ACTIVOS DE LA EMPRESA

• No puede usar los activos de la empresa para beneficio personal o beneficio de cualquier parte que no sea la empresa.

• Usted no debe aprovechar oportunidades de obtener ganancias financieras de las que tenga conocimiento debido a su cargo en la empresa o a través del uso de bienes o información de la empresa.

• El mal uso de los activos de la empresa puede ser considerado robo y tener como resultado el cese del empleo o una acción penal.

• Debe contar con el permiso de su director general antes de que utilice cualquier activo de la empresa, incluyendo información, productos de trabajo o marca comercial, fuera de la empresa.

• Los sistemas y equipo computacionales de la empresa son para uso de la empresa únicamente. Nunca deben ser utilizados para negocios externos, actividades ilegales, juegos de azar o pornografía.

 

IV. TRABAJO CON CLIENTES Y PROVEEDORES

• A menudo es común intercambiar obsequios y atenciones con clientes y proveedores. Establecer una relación de igualdad ante proveedores y clientes. Evite obsequios excesivos o suntuosos que puedan dar la apariencia de una influencia indebida.

• Evite operaciones financieras personales con clientes y proveedores que puedan afectar su capacidad para realizar su trabajo.

• Los empleados no podrán ser influenciados mediante  favores ni intentarán influenciar a terceros en forma inadecuada mediante la entrega de favores. Los empleados únicamente podrán ofrecer o aceptar comidas razonables y presentes simbólicas que sean apropiados en virtud de las circunstancias, y no aceptarán u ofrecerán presentes, comidas o entretenimientos si dicho comportamiento podría crear la impresión de que constituye una influencia inadecuada respecto de la correspondiente relación comercial. Ningún empleado deberá ofrecer a terceros, ni aceptar  regalos, cualquiera sea su valor: dinero, préstamos, sobornos y ventajas monetarias similares.

• Tenemos de actuar con integridad y honestidad en todo momento, usted debe tratar de manera justa a los clientes, proveedores, competidores y empleados de la empresa. Ningún consejero, funcionario o empleado debe aprovecharse de nadie a través de declaraciones falsas o prácticas comerciales inadecuadas.

 

V. TRABAJO CON GOBIERNOS

• La empresa prohíbe el pago de sobornos a funcionarios gubernamentales, tanto de alto nivel como de bajo nivel y partidos políticos

• En algunas ocasiones puede ser normal, pagar a empleados gubernamentales para ciertos trámites conocidos como pagos de agilización.

• La prohibición de sobornos también se aplica a terceros que actúen en representación de la empresa.

• Todos los pagos de agilización deben ser aprobados con anticipación por el Director General y ser registrados adecuadamente.

 

VI. PROTECCIÓN de INFORMACIÓN

• Es obligación de la empresa proteger la información no publicada (que no ha sido revelada) de está. El empleado no debe compartir esta información con nadie fuera de la empresa, a menos que sea necesario y como parte de sus responsabilidades de trabajo.

• La información no pública incluye elementos tales como datos financieros o técnicos, planes para adquisiciones o desinversiones, nuevos productos, invenciones, información personal acerca de empleados, contratos importantes, planes de expansión, operaciones de financiamiento, cambios importantes de administración y entre otros.

• La revelación de información no pública a terceros, incluyendo familia y amigos, es una violación al Código y puede violar la ley.

• Los registros de cualquier tipo, deben ser conservados o eliminados de acuerdo con las políticas de conservación de registros de la empresa.

 

VII.  ADMINISTRACIÓN del CÓDIGO

 

Distribución

Todos los jefes de departamento, coordinadores y empleados de la empresa recibirán una copia de este Código cuando ingresen a la empresa y recibirán actualizaciones periódicas. Cualquier persona que sea contratada por la empresa deberá recibir este Código y entender las obligaciones derivadas del mismo.

 

Aprobaciones

El Director General debe revisar y aprobar por escrito cualquier circunstancia que requiera permiso especial, como se describe en el Código. La empresa debe mantener registros de estas aprobaciones.

 

Verificación de cumplimiento

Todos los empleados deben tomar todas las medidas responsables para impedir una violación al Código y pueden reportar violaciones, en forma anónima si lo desean. Cualquier empleado que haya visto una violación al presente Código y no lo reporte, será sancionado de acuerdo al Código y al Director General.

 

Investigaciones

La responsabilidad de la administración del Código, investigación de violaciones al Código y determinación de acciones correctivas y disciplinarias recaen en el Director  General.

El Director General informará periódicamente las violaciones al Código y las acciones correctivas hechas.

 

Acción disciplinaria

Es responsabilidad de cada empleado garantizar el pleno cumplimiento de todas las disposiciones de este Código y de ser necesario buscar ayuda en caso de dudas. «Hacer lo correcto» y garantizar los más altos estándares de integridad es la responsabilidad personal de cada empleado y la misma no puede delegarse.

Todo incumplimiento de este Código dará lugar a la aplicación de medidas disciplinarias, incluyendo la posibilidad del despido y, en caso extremo comprobable, se aplicaran sanciones legales.

 

Firma y reconocimiento

Todos los nuevos empleados deben firmar un acta de compromiso en el que confirmen que han leído el Código y que entienden sus disposiciones. La omisión de leer el Código o firmar el acta de compromiso, no exime al empleado de cumplir con los términos de este Código.

 

Depende de usted

La administración del Código es responsabilidad de todos. Habrá compañeros que le ayudarán a hacer lo correcto. Si actúa con integridad y busca apoyo cuando no esté seguro, estará haciendo lo correcto. En caso de tener alguna duda acerca de la permisión de ciertas actividades, deberá consultar con el Director General y/o Jefe inmediato.

 

 

ANEXO

 

El código de conducta en la vida real

 

La acción: El esposo de una asistente administrativa es propietario de una firma de artículos de oficina con precios más bajos que todos los demás. Entre las obligaciones de la asistente en la empresa se encuentra hacer pedidos de artículos de oficina, así que los pidió a la empresa de su esposo. Sin embargo, no pidió a su Gerente Principal su aprobación previa de la operación con un miembro de familia.

 

La decisión: La empleada violó el Código de Conducta Empresarial. Un Gerente Principal debe aprobar con anticipación cualquier operación en la que un empleado tenga un interés financiero. La empleada fue objeto de una medida disciplinaria.

 

La acción: Dos empleados en un viaje de negocios cenaron en un restaurante. Uno de ellos pagó la cena y la empresa le reembolsó el gasto. El otro empleado tomó un recibo duplicado y entregó un informe de gastos por dinero que no gastó.

 

La decisión: El segundo empleado fue despedido. No pagó la cena, de modo que estaba robándole a la empresa.

 

La acción: Un gerente de planta pidió a algunos proveedores demorar el envío de facturas hasta el año siguiente por bienes que ya había recibido. Hizo esto para permanecer dentro de su presupuesto anual.

 

La decisión: Un empleado de planta supo de la solicitud y que ésta constituía una violación al Código. El empleado lo reportó a la Oficina de Ética y Cumplimiento. El empleado hizo lo correcto.

 

La acción: Un cliente solicitó que un vendedor alterara una factura. El cliente quería que la factura mostrara un precio más alto del que se pagó efectivamente y una entrega a un país diferente de lo que en realidad ocurrió. El cliente afirmó que ya no compraría a la empresa a menos que el vendedor estuviera de acuerdo con la factura falsificada.

 

La decisión: El vendedor sabía que la solicitud era una violación al Código y se rehusó a seguir el juego del cliente. El vendedor informó a su supervisor las circunstancias. Hizo lo correcto.

 

La acción: Las responsabilidades de un empleado de la empresa incluían la administración de la marca. En su tiempo libre, comenzó a comercializar esa experiencia, utilizando materiales elaborados como parte de su trabajo en la empresa y hablando sobre el asunto con otras empresas cobrando un honorario.

 

La decisión: Nunca buscó la aprobación de su Director General. Cuando su trabajo externo salió a la luz, fue objeto de una medida disciplinaria.

 

La acción: Un gerente de operaciones de planta usó el teléfono fijo y el teléfono celular de la empresa para llamadas personales de manera excesiva.

 

La decisión: Puede que no parezca mucho, pero las pérdidas de la empresa en tiempo de trabajo y cargos telefónicos totalizaron miles de pesos. Fue objeto de una medida disciplinaria.

 

La acción: Un asistente administrativo utilizó frecuentemente la computadora durante su trabajo para crear invitaciones a fiestas y anuncios personales para otros empleados. No se le pagó por el trabajo, así que no lo vio como un error.

 

La decisión: El uso de las computadoras de la empresa para proyectos personales a gran escala es una violación al Código. El empleado fue objeto de una medida disciplinaria.

 

La acción: Una coordinadora de compras recibió un reloj de diamantes de un proveedor que realiza muchas operaciones con la empresa. La coordinadora de compras y el proveedor son amigos. La coordinadora de compras devolvió gentilmente el reloj, explicando que la empresa no permite regalos suntuosos y reportó el incidente a su supervisor.

 

La decisión: La empleada tomó la decisión correcta. Sabía que el reloj podría influir en sus decisiones de compras, o que así podría parecer a los demás.

 

La acción: Un empleado de la empresa estaba viajando en un estado del país con disturbios civiles. Un delincuente lo detuvo en un puente y le pidió un pago.

 

La decisión: Cuando se encuentre en riesgo la seguridad personal, por supuesto que el empleado debe hacer el pago. Sin embargo, la cuota debe ser reportada al Director General y registrada adecuadamente.

 

La acción: Un coordinador general atendió a un funcionario gubernamental a cargo de la emisión de permisos especiales para permitir la circulación de camiones de ruta en una área restringida. Durante la reunión, el gerente general le dio una televisión y reproductor de DVD al funcionario “como muestra de respeto para el estimado ministro”.

 

La decisión: Esto fue un soborno. Fue una violación tanto al Código como a la ley.

 

La acción: Una empleada estaba preparando una presentación sobre una nueva promoción de la empresa. Estaba emocionada con el plan y quería comentarlo con un amigo fuera de la empresa.

No estaba segura de que esto sería una violación al Código, de modo que lo verificó con su coordinador.

 

La decisión: Hizo bien en verificarlo. El compartir información no pública es una violación al Código, incluso si el receptor no trabaja para un competidor, cliente o proveedor.

 

La acción: Un empleado de la empresa estaba viajando con un coordinador en un avión para trabajar en un proyecto. Comenzaron a comentar los detalles, cuando uno de ellos se dio cuenta de que un hombre del otro lado del pasillo estaba escuchando con atención y tomando notas.

 

La decisión: Decidieron rápidamente que era hora de dejar el tema. Nunca es buena idea tratar asuntos de la empresa en público, donde otros puedan escuchar y aprovechar la información.